Slack, el nuevo canal de comunicación del voluntariado
La organización ha decidido, por iniciativa impulsada desde Coordinación General (CG), Directores y Líderes, migrar toda comunicación del trabajo del voluntariado de WhatsApp hacia Slack.
Dado que las Comisiones colaboran con personas externas, éstas tendrán una migración tardía. CG conversará con cada Comisión oportunamente.
Etapas del proceso de migración a Slack
Revisa el documento anterior de Diagnóstico, para conocer el detalle de este proceso. A partir del 13 de octubre, la información del proceso se actualizará en esta página y no en el documento.
Se levantará un diagnóstico de la situación del equipo a través de un Google Forms.
Se entregará a todo el equipo la documentación necesaria y suficiente para incorporarse al proceso y poder votar informade.
El equipo votará a través de un Google Forms por su canal de preferencia, eligiendo entre las alternativas que son viables en su modalidad gratuita para la organización.
Se coordinará con Directores y Líderes la implementación de Slack en la organización, y se comunicará oportunamente a todo el equipo.
En este periodo, toda la organización de voluntaries debe migrar a Slack. También se acogerán dudas, sugerencias y comentarios a través del grupo de PR Operativo en WhatsApp.
Se irán conversando los comentarios del equipo en reuniones de Coordinación, con Directores y Líderes, para implementar mejoras en el uso de Slack para Proyecto Reinserción.
Se da por cerrada la implementación de Slack, requiriendo al menos:
- Todes les voluntaries de PR están en Slack y en sus respectivas direcciones.
- Se han implementado todos los cambios, sugerencias y comentarios del equipo, acogidos en reuniones de Coordinación para evaluar cada caso.
¡Conoce cómo sumarte a Slack!
A continuación te presentamos las instrucciones para incorporarte a Slack. Haz tus dudas y comentarios por PR Operativo en WhatsApp.
Tienes hasta el martes 20 de octubre para migrar a Slack. A partir de esa fecha, toda la organización llevará su comunicación por Slack, iniciando la marcha blanca.
Elegimos Slack porque:
- Permite tener varias conversaciones diferentes en un mismo chat.
- Permite acceder a mensajes anteriores, aunque ingrese tarde al grupo.
- Permite tener llamadas o videollamadas 1 a 1 gratis, a un clic de distancia.
- Permite administrar notificaciones en horarios diferentes a WhatsApp.
- Se puede usar en la web (desde cualquier navegador y dispositivo), o descargando su aplicación para PC, tablet o smartphone.
Revisa el final de esta página, donde te dejamos videos de apoyo a tu proceso de migración a Slack.
Le diremos el espacio de trabajo a todo el “ambiente” de Slack, compuesto de “canales” = grupos de WhatsApp, y de “miembros” = contactos en el teléfono. La virtud es que no necesitamos tener a todo PR como contacto en nuestro teléfono, y que las notificaciones podrán administrarlas en horarios diferentes a las de WhatsApp, por ejemplo.
Para unirte a Slack, ingresa a este enlace. Abrirás una página que preguntará tus datos para crearte una cuenta e incorporarte a Slack.
Te recomendamos usar tu correo electrónico declarado en la base de datos, para que aproveches la integración con Google Drive, Google Calendar, actas en Slite y más (ver video “Presentación” al final de esta página).
Luego de ingresar a Slack, escríbele un mensaje privado a tu directore/líder de área. Tu directore/líder correspondiente te agregará a los canales en que participas en el voluntariado (similares a tu grupo de WhatsApp de Dirección o Extensión).
Finalmente, configura tu perfil para que todes en PR sepamos quién eres. Para ello hemos hecho un videotutorial que te dejamos más abajo en esta misma página.
Tu perfil debe señalar, al menos, la siguiente información:
- Nombre completo requerido para varias gestiones formales.
- Nombre de Slack debe ser 1 nombre y 1 apellido al menos
- Deben subir una fotografía.
- Zona horaria UTC -3:00 de Ciudad de Buenos Aires*.
*El horario de Santiago está incorrecto, con una hora de atraso.
Ya que todos los grupos de la organización estarán en los “canales” de Slack, es importante tener una manera de distinguirlos.
Para ello, hemos establecido las siguientes definiciones:
- #pr-nombre: canales públicos donde estará todo PR.
- #d-nombre: canales privados para las Direcciones.
- #e-nombre: canales privados para las Extensiones.
- c-nombre: canales privados para las Comisiones.
Dispuestos al final de esta página.
¿Cómo vamos?
*Coordinación: directores, líderes, y Coordinación General.
** Comisiones migrarán según se les de aviso oportunamente desde CG
- 00Días
- 00Horas
- 00Minutos
- 00Segundos
Para que todo PR migre a Slack
Información de apoyo a tu proceso de Migración
Presentación de Slack
Extracto de la reunión de Coordinación en que se presenta Slack para PR.
CONFIGURACIÓN INICIAL DE TU SLACK
Videotutorial para realización del paso (3).
¿Cómo unirse a a Slack?
En inglés. Se puede traducir y tener subtítulos con las opciones de YouTube.
CONFIGURACIÓN DE TU PERFIL EN SLACK
En inglés. Se puede traducir y tener subtítulos con las opciones de YouTube.
También te compartimos los siguientes enlaces, con documentación oficial de Slack, muy sencilla y amigable de entender.
Áreas de Responsabilidad
Aquí declaramos las funciones indispensables para que la organización funcione, y las personas encargadas. Estamos en proceso de crecimiento, y estos documentos no son los definitivos, pero ayudarán a orientarte.
¿Te uniste a PR hace poco?
Habilitamos una sección especial para presentarte todo PR. Te invitamos a leerla en el siguiente botón.
Reglamento interno
Aquí declaramos cómo proceder en algunas ocasiones particulares. Esto ayuda a sostener, a lo largo del tiempo, un trabajo más sólido y cercano entre áreas.
Todo integrante de PR debe estar en conocimiento de estos protocolos, al menos, al momento de proceder con algo que involucre el protocolo.
- Protocolo de Comunicaciones: puedes leerlo aquí, ‘hay mil formas de alzar la voz!.
- Protocolo de Acoso: próximamente.
- Código de Género: próximamente.
Entorno de Trabajo
Somos una organización estudiantil, y aprovechamos las herramientas digitales para trabajar en equipos numerosos.
- Accede al Google Drive haciendo clic aquí.
- Si no tienes permiso para acceder, solicítalo en grupo de WhatsApp de PR Operativo.
Este es el espacio de trabajo donde llevamos registro de las actas y documentos más relevantes.
Cada dirección tiene la responsabilidad de registrar cada una de sus reuniones en un documento en formato Acta.
Toda persona registrada en el Slite de PR puede crear, editar y compartir documentos. Toda persona que no esté registrada, puede leer y editar documentos, siempre y cuando le faciliten ese link.
Se ha preparado este entorno para ser amigable en tu incorporación:
Toda la comunicación la llevamos en WhatsApp a través de varios canales.
Existe 1 grupo de cada área de trabajo (habla con tu director/a si no estás en él) y 2 grupos en los que todo integrante de PR debe estar:
- PR Operativo: donde las papas queman. Aquí trabajamos, hacemos pedidos, compromisos, reportes, informaciones relevantes, coordinamos reuniones, etc.
- Proyecto Reinserción: donde creamos comunidad. Aquí hablamos del acontecer, de tallas internas, cumpleaños, y ocio.
Si no estás en alguno de estos grupos, conversa con alguien de Gestión de Personas.
Todo integrante de PR tiene derecho a una cuenta de correo PR @proreinsercion.cl
Todo integrante que lleve conversaciones por correo para trabajos de PR, debe usar el correo PR.